Главная >> Публикации >> Аналитика >> Как ускорить документооборот (28.04.2012)

Работа с документами - это то, без чего просто немыслимо существование и работа любой фирмы. Именно поэтому данной сфере практически всегда уделяется очень большое внимание. Однако стоит заметить, что очень во многих организациях, даже современных, документооборот находится далеко не на самом высоком уровне. Проще говоря, при желании вполне можно было бы сделать работу быстрее, чтобы входящая документация не откладывалась в долгий ящик и чтобы путешествие разных документов проходило намного быстрее.

В настоящее время современных технологий на первый план выходит такой вариант, как электронный документооборот. Потому что даже правительство страны уже давным-давно взяло курс на то, чтобы сделать работу с документами на электронном уровне основным ее типом, даже в государственных учреждениях, которые обычно всегда являются очень консервативными и перемены приемлют неохотно. Однако современные независимые частные компании, которые не заражены так сильно духом консерватизма, часто значительно опережают в своем развитии госслужбы, беря на вооружение то, что было изобретено совсем недавно. И в частности, организация делопроизводства с использованием электронной почты и электронных копий бумаг становится сейчас очень и очень востребованной.

В большинстве случаев все сводится к тому, что создается специальная внутренняя сеть компании. По такой сети, во-первых, любые файлы передаются куда быстрее, чем по факсу или по интернету. А во-вторых, они намного лучше защищены, а ведь защита секретных технологий фирмы - это очень важно для того, чтобы она могла быть успешной. Вот почему многие современные бизнесмены активно прибегают к такой возможности и используют ее для того, чтобы оптимизировать работу фирмы и вывести ее на принципиально новый уровень.

Ну а чтобы обмениваться файлами было проще, часто применяют такую вещь, как корпоративный портал. На таком портале можно размещать любые файлы и любую информацию, которая доступна всем сотрудникам фирмы (или только некоторым), но которую не нужно видеть прочим людям, например, конкурентам. Как показывает практика, создание такого портала позволяет также сделать большие шаги в сторону увеличения скорости работы фирмы и ее эффективности.

Чтобы электронное делопроизводство шло без каких-либо помех, сейчас очень активно используются разного рода программы, как раз и способные в этом помочь. Современные программы позволяют очень сильно сократить время, которое нужно на то, чтобы тот или иной документ прошел через канцелярию или через какой-то отдел, чтобы с ним ознакомились все, кому это нужно, и чтобы все подписи и согласие имеющих полномочия лиц были получены.

Сейчас электронный документооборот набирает обороты не только тогда, когда речь идет об обмене документами внутри одной фирмы, но и тогда, когда требуется быстро решать вопросы с клиентами или партнерами. Что и говорить, что при помощи современных средств коммуникации можно решать любые проблемы намного качественнее и быстрее. Правда, если при перемещении документов внутри одной фирмы обычно используется интранет, то если приходится часто отправлять документацию другой организации, лучше всего применять факсы, способные обеспечить высокий уровень защиты данных, либо отправлять по защищенным каналам интернета. Это все гарантирует то, что безопасность передаваемых данных будет находиться на самом высоком уровне.

Если же вы решили, что ваш офис пора бы уже оборудовать чем-то более современным, то можно просто обратиться в компанию, которая занимается установкой подобных решений - и вам просто не придется уже ни о чем таком беспокоиться, потому что все необходимые системы будут проведены очень быстро и смогут работать исключительно стабильно. Так вы сильно ускорите документооборот и будете точно знать, что все бумаги, проходящие через фирму или между ее отделами, нигде сильно не задерживаются.