Главная >> Публикации >> Аудит, Управленческий учет, бухгалтерские услуги >> Автоматизация работы с бухгалтерскими документами за счет современных систем (05.10.2014)

Финансовые и бухгалтерские документы – это база всех рабочих процессов компании. Первичная документация занимает 70% документооборота. Нет ничего странного в том, что предприятия пытаются оптимизировать, совершенствовать рабочие процессы, которые связаны с финансовой документацией. Кроме того, так можно исключить человеческий фактор. На сегодняшний день имеется несколько способов добиться оптимального результата, самый эффективный – внедрение системы документооборота или установка бухгалтерских программ. Эксперты отмечают, что хоть и цены 1С 8 довольно высокие, это очень выгодное денежное вложение.

Основная проблема, с которой сталкивается каждый практикующий бухгалтер – это потеря времени. На обработку документов сотрудники тратят почти весь день. Процесс затягивается, а в горячие периоды бухгалтерам приходится брать работу на дом. При ручном документообороте некоторые важные бумаги могут потеряться, в данной ситуации приходится тратить время на поиски электронных копий.

Отсутствие готовых отчетов может привести к проблемам с налоговыми органами, что повлечет за собой дополнительные проверки. Это грозит повторными проверками и дополнительными штрафами. Даже незначительный сбой в длинной цепочке бизнес-процессов приведет к негативным последствиям.

Эксперты отмечают, что несовершенство бумажных архивов приводит к огромным трудозатратам, а также материальным расходам. Архив является отдельным этапом документооборота. В данном случае организация может столкнуться с новыми трудностями и проблемами. Для фирм с небольшим документооборотом будет достаточно одного кабинета. Для больших компаний необходимо создавать специальные электронные архивы, что более удобно и многофункционально. Несовершенство бумажных архивов ощущается в периоды налоговых проверок. Поиск необходимой бумаги будет осуществляться очень быстро.

Современные системы и программы стали популярными на российском ИТ рынке. Ежегодно специализированные компании предлагают широкий ассортимент различных программ, а также полезных приложений для автоматизации документооборота. Важно знать, что зачастую они представляют типовое программное обеспечение, которое сформировано для конкретных задач. Покупая данную систему, клиент сразу удовлетворит все свои потребности, решит типовые задачи, которые возникают на крупных предприятиях. При этом специфические и индивидуальные задачи кажутся нерешенными, в данном случае эффект от внедрения приобретенной программы будет минимальным. Для максимальной автоматизации процессов работы эксперты рекомендуют покупать современные многофункциональные системы. Именно это позволит решить все проблемы предпринимателя. В программах электронного документооборота применяются высокотехнологичные платформы для сканирования, распознания, обработки документации. Стандартный функционал, который заложен в данных решениях, может настраиваться под потребности каждого клиента. На практике СЭД может быть интегрированы с любыми учетными системами: 1С Предприятие 8, разные узкоспециализированные версии 8.2 и 8.3, а также конфигурация: 1С Комплексная автоматизация, 1С: Управление производством, 1С: Управление торговлей и так далее.