Главная >> Публикации >> Аналитика >> Архивные услуги бизнесу (28.11.2013)

Услуги аутсорсинговых компаний весьма разнообразны. Традиционными и хорошо известными бизнесу являются юридические, бухгалтерские и IT-фирмы. Но есть и целый ряд прочих организаций, готовых взять на себя выполнение вспомогательных функций той или иной организации, предоставив ей возможность сосредоточиться на своей непосредственной деятельности. В числе подобных аутсорсеров – архивные центры.

Значимость осуществляемых ими мероприятий переоценить трудно, ведь в процессе деятельности практически каждой компании образуется внушительное количество тех или иных документов.  И обязанность обеспечить их сохранность в течение определенного периода времени установлена на законодательном уровне. В свою очередь за утрату отдельных первичных документов предусмотрены весьма внушительные штрафы. Таким образом, уважающая себя компания обязательно позаботится не только о сохранности бумаг, но и об их четкой каталогизации.  Правда, для этого ей придется выделить собственные материальные и административные ресурсы для обеспечения соблюдения архивных стандартов и нормативов. Или же, как мы уже отмечали, воспользоваться помощью аутсорсеров. Сотрудничество с ними позволит сосредоточиться на своей непосредственной деятельности, не отвлекаясь на организацию архива.

При этом специализированные фирмы берут на себя не только хранение документации. В перечень оказываемых ими услуг входят и многие прочие. Остановимся на некоторых из них более подробно.

Архивная обработка. Соответствующие центры возьмут на себя опись документов и их индексацию. При этом крупные компании используют в своей работе современную технологию штрихового кодирования, благодаря чему удается гарантировать оперативный поиск информации.

Создание электронного архива. Современная, актуальная и оттого весьма востребованная услуга. Ее суть в переводе информации с бумажных носителей на электронные. Для этого архивные фирмы используют высокопроизводительные эффективные сканеры и специальные программы для распознавания текста. В результате удается создать весьма простую в использовании базу данных. Для клиента центра это означает возможность получить доступ к собственным архивам в любое время дня и ночи из любого места. При этом не нужно ни специальных познаний, ни сложного оборудования.

Инвентаризация имущества фирмы, конфиденциальное уничтожение документации, разработка и ведение документооборота компании-заказчика, создание IT-архивов – перечень услуг специализированных исполнителей, как уже отмечалось, широк и разнообразен. В то же время доступные расценки на них позволяют каждому предпринимателю воспользоваться помощью профессионалов. Подобное сотрудничество в большинстве случаев является целесообразным и экономически оправданным мероприятием.

Одним из примеров организаций, оказывающих широкий перечень описанных выше услуг, является центр ОСГ. Посетив его сайт, можно узнать обо всех осуществляемых им мероприятиях и их особенностях. Там же можно получить информации о том, как  инициировать сотрудничество с данной архивной компанией.